Hay decisiones que los empresarios postergan meses, a veces años. Cambiar de gestoría es una de ellas. El miedo a que algo salga mal durante la transición, a perder documentación o a que Hacienda detecte un problema paraliza la decisión. Aunque en el fondo sepas que ya tocaba.
La buena noticia: con el proceso correcto, cambiar de gestoría es seguro, ordenado y más rápido de lo que imaginas. En esta guía te explicamos exactamente cómo hacerlo.
¿Cuándo es el momento de cambiar de gestoría?
No hay un momento perfecto, pero sí hay señales claras. Estas son las que más escuchamos de los clientes que llegan a Asovall:
- No tienes siempre el mismo interlocutor: cada vez que llamas hablas con alguien diferente que no conoce tu caso
- Nadie te explica tus números: recibes el impuesto, lo pagas, pero no entiendes por qué ni si era evitable
- Los problemas se alargan semanas aunque sean pequeños: una factura mal emitida, un alta que no se ha tramitado
- Tu gestoría no te anticipa nada: te enteras de las consecuencias cuando ya no hay solución
- No tienes acceso digital a tu documentación: cada vez que necesitas algo tienes que pedirlo
- Sientes que has crecido pero ellos siguen tratándote como si fueras un autónomo de primer año
Si reconoces dos o más de estas situaciones, probablemente ya sabes lo que tienes que hacer.
¿Cuándo es el mejor momento para hacer el cambio?
El momento ideal, desde el punto de vista técnico, es justo después de cerrar un ejercicio fiscal y antes de empezar el siguiente, es decir, entre enero y marzo. Así la nueva gestoría arranca con el año limpio.
Dicho esto, se puede cambiar en cualquier momento del año. Si el primer trimestre ya está presentado, la nueva gestoría asume desde el segundo. Si estás a mitad de año, también. Lo importante es no esperar otro año más si ya tienes claro que hay que cambiar.
El proceso de cambio, paso a paso
1. Toma la decisión y elige la nueva gestoría
Antes de comunicar nada a tu gestoría actual, ten claro con quién vas a continuar. Pide una primera reunión, explica tu situación y asegúrate de que encajáis. El cambio debe ser una mejora, no un salto al vacío.
2. Notifica el cambio a tu gestoría actual
Lo ideal es hacerlo por escrito: un email o una carta. No necesitas dar explicaciones, aunque puedes hacerlo si quieres. Indica la fecha a partir de la cual dejas de contar con sus servicios y solicita la documentación.
3. Solicita toda tu documentación
Pide los libros contables, las nóminas de los últimos años, los impuestos presentados, los modelos registrales, los datos de acceso a Seguridad Social y Hacienda, y cualquier otro documento gestionado en tu nombre. Tu gestoría está obligada a entregarlo todo.
4. La nueva gestoría gestiona el traspaso
Con la documentación en mano, la nueva gestoría se encarga de los cambios de representación ante la AEAT y la TGSS, de asumir la contabilidad desde el período correspondiente y de asegurarse de que no queda nada sin tramitar.
5. Comprueba que todo ha quedado en orden
Verifica que los accesos digitales (Sede Electrónica, SILTRA, Sistema RED) estén correctamente reasignados. Un par de semanas después del cambio, pide una confirmación a la nueva gestoría de que todo está en regla.
¿Cuánto tarda todo el proceso?
En condiciones normales, entre 1 y 3 semanas desde que se solicita la documentación hasta que la nueva gestoría está operativa al 100%. Las gestorías que complican este proceso o lo alargan intencionadamente están incumpliendo sus obligaciones.
Lo que cambia cuando llegas a la gestoría correcta
El cambio no es solo de proveedor. Es de experiencia. Con una gestoría alineada con el tamaño y las necesidades de tu empresa:
- Dejas de enterarte de los problemas cuando ya no tienen solución
- Tienes visibilidad real sobre cómo va tu ejercicio antes del cierre
- Alguien que te conoce propone cosas antes de que tú las preguntes
- Los trámites se resuelven rápido porque hay un responsable claro
- Te sientes tranquilo, no solo al día
Preguntas frecuentes sobre el cambio de gestoría
Sí. La nueva gestoría puede asumir la presentación del trimestre en curso sin problema, siempre que reciba la documentación necesaria con tiempo suficiente.
No. La documentación generada en nombre de tu empresa es tuya por ley. Si hay alguna deuda pendiente con la gestoría, eso es un asunto separado que no les da derecho a retener tus archivos.
Si tienes facturas pendientes, deberás abonarlas. Pero eso no impide el cambio ni la entrega de documentación. Puedes negociar el pago por separado.
Sí, pero eso lo gestiona directamente la nueva gestoría. Se tramita a través de la Sede Electrónica de la AEAT y no requiere ninguna gestión por tu parte.
También puedes cambiar. La inspección continúa con normalidad. La nueva gestoría asume la representación y el seguimiento del expediente. En este caso es especialmente importante hacer el traspaso bien documentado.
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